Cestovný príkaz je dôležitý interný dokument, prostredníctvom ktorého zamestnávateľ poveruje zamestnanca na vykonanie pracovnej cesty mimo pravidelného miesta výkonu práce. Vyžaduje sa podľa § 57 Zákonníka práce a zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Cestovný príkaz vypĺňate so svojim zamestnancom vo chvíli, kedy ho posielate na služobnú cestu mimo jeho obvyklé miesto práce. Na základe tohto dokumentu má zamestnanec právo na stravné a ďalšie cestovné náhrady. Slúži tiež ako doklad o tom, kde sa zamestnanec v pracovnej dobe nachádzal, napr. kvôli riešeniu pracovných úrazov.
Zákon o cestovných náhradách č.283/2002 Z. z. §2 hovorí o tom, že pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Pracovná cesta podľa tohto zákona je aj cesta, ktorá trvá od nástupu osoby uvedenej v § 1 ods. 2 na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty.
Cestovný príkaz sa vypĺňa vždy, keď pošlete zamestnanca na pracovnú cestu - teda ešte pred jej uskutočnením. Zamestnanca nemôžete na služobnú cestu vyslať bez jeho súhlasu - ten vám zamestnanec dá práve podpisom cestovného príkazu. Pokiaľ pre cestovný príkaz formulár ešte nemáte, je možné zakúpiť si tlačivo v špecializovanom obchode s tlačivami alebo stiahnuť z dostupných zdrojov z internetu. Často bývajú procesy na vyslanie, doloženie dokladov a zúčtovanie pracovnej cesty upravené v internom predpise.
Ako vypísať cestovný príkaz
Cestovný príkaz sa vypisuje vždy pri vyslaní pracovníka na pracovnú cestu. Vypisuje sa pred jej začiatkom. Pracovník musí s vyslaním na pracovnú cestu súhlasiť. Svoj súhlas vyjadruje podpisom cestovného príkazu. Ak má pracovník v zmluve dohodnuté vyslanie na pracovnú cestu, tak sa súhlas s vyslaním na pracovnú cestu nevyžaduje.
Môžete ho vyplniť na bežnom papierovom tlačive slúžiacom na tento účel. Existuje niekoľko druhov šablón, ktoré sa navzájom mierne líšia. Niektoré firmy si vytvárajú vlastné vzory formulára cestovného príkazu. Najefektívnejším a najmenej pracným spôsobom je použitie rôznych počítačových softvérov.
Pred začiatkom pracovnej cesty zamestnanec vyplní na prednej strane príkazu svoje osobné údaje, začiatok cesty a cieľové miesto cesty, účel pracovnej cesty, dopravný prostriedok a prípadne ďalšie údaje vyžadované zamestnávateľom. Tieto údaje zahŕňajú miesto, trvanie, účel a náklady. Poskytuje všetky údaje o pracovnej ceste. Umožňuje jednoducho a efektívne sledovať výdavky na pracovné cesty. Zabezpečuje ich správne zúčtovanie a vyúčtovanie v súlade s legislatívou.
Po skončení pracovnej cesty vyplní pracovník časť vyúčtovania cestovného príkazu. Môže tak spraviť sám alebo v spolupráci s účtovníkom. Následne k vyplnenému príkazu priloží pracovník doklady o výdavkoch spojené s vykonanou pracovnou cestou. Napríklad cestovné lístky, faktúru za ubytovanie alebo doklad o zaplatenom školení. Ak pracovník cestoval vlastným vozidlom, vypočíta cenu spotrebovaného paliva podľa technického preukazu. Pri použití služobného vozidla je potrebné spraviť aj záznam do knihy jázd.
Zamestnanec je povinný všetky výdavky na pracovnú cestu preukázať dokladmi. Dokladmi sa nepreukazuje napr. stravné a vreckové pri zahraničných pracovných cestách. Je to nárokovateľná položka stanovená v súlade so zákonom o cestovných náhradách. V prípade, že zamestnávateľ hradil niektoré cestovné výdavky pred nástupom zamestnanca na pracovnú cestu, neuvádza zamestnanec tieto výdavky na cestovnom príkaze.
Ak sa zamestnanec z pracovnej cesty vráti, vyplní druhú časť príkazu o priebehu pracovnej cesty. Tu do jednotlivých položiek vypíše presuny z miesta na miesto (čas odchodu a čas príchodu). Časť vyúčtovanie pracovnej cesty vyplní zamestnanec spoločne s účtovníkom. K vyplnenému príkazu zamestnanec preloží tiež všetky doklady za výdavky spojené s pracovnou cestou - napríklad ubytovanie, poplatky za vjazd či parkovanie, zaplatenie školení a podobne. Pokiaľ použil zamestnanec verejnú dopravu, priloží cestovné lístky. Pokiaľ mal schválené použitie vlastného vozidla, vypočíta spotrebované palivo podľa technického príkazu a dokladu o nákupe pohonných hmôt.
Cesta po SR vs. zahraničná cesta
Cestovný príkaz sa vypĺňa rovnako bez ohľadu na to, či zamestnanec cestuje na pracovnú cestu po Slovensku alebo do zahraničia. V oboch prípadoch sa používa ten istý formulár. Jediný rozdiel je v tom, že musí po prekročení hranice vyznačiť čas prechodu, aby bolo možné vypočítať stravné v správnej výške. Do doby, než zamestnanec prekročí hranice SR má nárok na tuzemské stravné, len čo prekoná hranice iného štátu, má nárok na stravné podľa sadzby vyhlásenej pre daný štát.
V prípade, že zamestnanec bude v jednom kalendárnom dni vo viacerých krajinách, stravné sa mu poskytne pre tú krajinu, v ktorej bol najviac hodín počas kalendárneho dňa. V prípade, že strávite v rôznych krajinách rovnaký počet hodín, použije sa základná sadzba stravného tej krajiny, ktorá je pre zamestnanca výhodnejšia - teda tá s vyššou sadzbou.
Výpočet stravného
Zamestnanec má nárok na stravné, ak jeho pracovná cesta trvá najmenej 5 hodín v rámci jedného kalendárneho dňa (§ 5 zákona č. 283/2002 Z. z.). Čas trvania pracovnej cesty je pre výpočet stravného rozdelený na 3 časové pásma:
- 5 až 12 hodín (vrátane presného času 12. hodiny).
- Nad 12 hodín až 18 hodín (vrátane presného času 18. hodiny).
- Nad 18 hodín.
Výšky náhrad v týchto časových pásmach sa priebežne menia. Pre rôzne dátumové obdobia platia rôzne sadzby. Pričom ak je pre isté dátumové obdobie stanovená určitá výška stravného, tak zostáva natrvalo platná. Jej zmena môže nastať až v nasledujúcom dátumovom období. Výšku stravného a určovanie dátumu platnosti stanovuje ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR.
Čiastočne zabezpečené bezplatné stravovanie znamená zabezpečenie jedného alebo dvoch hlavných jedál počas tuzemskej pracovnej cesty a kalendárneho dňa (napr. poskytnutie obvyklého pohostenia (káva, obložený chlebík, obložená žemľa, minerálna voda a pod.). Zamestnávateľ nárokové stravné zamestnancovi kráti, ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené na tuzemskej pracovnej ceste čiastočné bezplatné stravovanie. Poskytnutie zamestnancovi rôznych „stravovacích poukážok - gastro lístkov“ sa považuje za poskytnutie určitej peňažnej hodnoty formou „lístka“ a nie stravovania.
Pri sumách stravného podľa oznámenia MPSVR SR č. 280/2025 Z. Vo väzbe na vypočítanú nominálnu (menovitú) mieru krátenia stravného za bezplatne poskytnuté raňajky, bezplatne poskytnutý obed a za bezplatne poskytnutú večeru je potrebné upozorniť na to, že sa nezaokrúhľuje vypočítaná nominálna (menovitá) miera krátenia, ale podľa § 5 ods. 10 zákona o cestovných náhradách sa zaokrúhľuje až vypočítané, určené stravné, a to na najbližší eurocent nahor. Vypočítaná miera krátenia sa nezaokrúhľuje. Stravné sa kráti o vypočítanú nominálnu mieru krátenia.
Stravné sa v prípade bezplatne zabezpečeného jedla nekráti, ak zamestnanec stravovanie nemohol využiť z nejakých vážnych a opodstatnených dôvodov, ktoré nezavinil (napr. dohodnutého prerušenia tuzemskej pracovnej cesty na žiadosť zamestnanca v období pred začiatkom výkonu práce na pracovnej ceste alebo v období po skončení výkonu práce na pracovnej ceste (§ 3 ods. prerušenia tuzemskej pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny (§ 4 ods. 1 písm. (§ 5 ods. 10 zákona č. 283/2002 Z. z.).
Výpočet stravného pri zahraničnom cestovnom príkaze
Výpočet stravného pri zahraničných pracovných cestách sa líši od výpočtu stravného pri tuzemských pracovných cestách. Základné pravidlá stanovuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, ktorý určuje podmienky a sadzby nárokovateľného stravného v závislosti od dĺžky cesty a krajiny, do ktorej zamestnanec cestuje.
Zamestnancovi vzniká nárok na stravné za každý kalendárny deň, počas ktorého vykonáva pracovnú cestu mimo územia Slovenskej republiky. Pri zahraničných pracovných cestách sa pritom neuplatňuje žiadna minimálna dĺžka cesty na vznik tohto nároku. To je rozdiel oproti tuzemským cestám, kde určitá dolná hranica existuje. V praxi to znamená, že stravné prislúcha aj pri krátkodobých výjazdoch do zahraničia.
Výška stravného pri zahraničných pracovných cestách závisí od:
- Času trvania cesty v kalendárnom dni: Trvanie cesty sa rozdeľuje do troch časových pásiem: Do 6 hodín vrátane - zamestnancovi patrí stravné vo výške 25 % základnej sadzby pre danú krajinu. Nad 6 hodín až 12 hodín - nárok na 50 % základnej sadzby. Nad 12 hodín - vzniká nárok na plnú (100 %) základnú sadzbu stravného.
- Krajiny, v ktorej sa zamestnanec zdržiava: Pre každú krajinu je určená základná sadzba stravného v príslušnej cudzej mene, ktorá predstavuje maximálnu výšku stravného za jeden kalendárny deň. Tieto sadzby sú upravené v Opatrení Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z., ktoré stanovuje konkrétne sumy pre jednotlivé štáty. Pri výpočte stravného sa tak vždy vychádza zo základnej sadzby platnej pre krajinu, do ktorej zamestnanec vycestoval.
Zamestnanec má nárok na diéty za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty - vrátane víkendov, sviatkov či dní, keď aktívne nevykonáva prácu. Ak ste teda na viacdňovej služobnej ceste, ktorá zahŕňa aj dni pracovného pokoja, nárok na stravné vám zostáva počas celého pobytu. To platí aj v prípade kombinácie práce a oddychu, napríklad pri služobnej ceste na Kanárske ostrovy.
Rovnako ako pri tuzemskej pracovnej ceste, aj pri zahraničnej môže zamestnávateľ krátiť stravné, a to v prípade, že zamestnancovi bolo počas cesty poskytnuté bezplatné stravovanie. Stravné sa kráti obdobným spôsobom podľa pravidiel stanovených zákonom. Krátenie sa uplatňuje nasledovne:
- O 25 % za poskytnuté raňajky.
- O 40 % za poskytnutý obed.
- O 35 % za poskytnutú večeru.
Prečo je cestovný príkaz dôležitý
Cestovný príkaz je dôležitou súčasťou účtovnej a daňovej evidencie a odporúča sa archivovať ho po dobu minimálne 10 rokov. Presné sledovanie pracovných ciest je zabezpečené, pretože cestovný príkaz obsahuje všetky kľúčové informácie o pracovnej ceste - miesto, trvanie, účel, typ dopravy a ďalšie dôležité detaily. Týmto spôsobom majú zamestnávateľ a zamestnanec prehľad o oficiálnych pracovných cestách. To pomáha eliminovať nejasnosti.
Umožňuje efektívne riešenie nákladov. Umožňuje zamestnancom nárokovať si náhradu za výdavky z pracovnej cesty, ako sú stravné, ubytovanie a doprava. Zamestnanec tak môže bez obáv cestovať na pracovné účely s vedomím, že tieto výdavky budú riadne refundované. Správne vedená evidencia vozidiel je dôležitým podkladom pre daňové účely. Umožňuje preukázať oprávnenosť výdavkov spojených s prevádzkou vozidiel. Pri kontrolách od daňového úradu je kniha jázd neoceniteľným zdrojom dát, ktorý môže zabrániť zbytočným sporom a ušetriť firme náklady.
Dodržiavanie legislatívy je zabezpečené, nakoľko v mnohých krajinách je vedenie cestovných príkazov zákonnou povinnosťou pre firmy. Správne vyplnený cesťák je dôležitým dokladom pre prípadné kontroly daňových a iných úradov. Obsahuje podrobné záznamy, ktoré podporujú transparentnosť a súlad s platnou legislatívou.
Účtovanie cestovných náhrad
Cestovné náhrady sa účtujú na účte 512 - Cestovné. Podľa § 4 ods. Zamestnancovi vyslanému na zahraničnú pracovnú cestu môže zamestnávateľ v zmysle § 14 zákona o cestovných náhradách poskytnúť aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods.
Deň uskutočnenia účtovného prípadu je zadefinovaný v § 2 ods. 1 Postupov účtovania v PÚ. Týmto dňom je napr. deň, kedy dôjde k prijatiu alebo výdavku peňažných prostriedkov. Deň uskutočnenia účtovného prípadu pri pracovných cestách nie je osobitne zadefinovaný, preto tento deň si stanovia účtovné jednotky v internej smernici, čím sa zvolený postup pre ňu stane záväzným. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania pracovnej cesty, t. j. deň, kedy zamestnanec predloží všetky potrebné doklady.
Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách. Zamestnanec je povinný predložiť vyúčtovanie pracovnej cesty najneskôr do 10 pracovných dní, ak interný predpis neurčuje kratšiu lehotu (§ 6 zákona o cestovných náhradách). Pokiaľ pracovník neodovzdá spomenuté doklady, nevznikne mu nárok na náhradu za vynaložené finančné prostriedky.
Často kladené otázky
Sú výstupy z elektronickej verzie akceptované firmami a daňovým úradom?
Áno. Program je spracovaný podľa platnej legislatívy. Žiadny užívateľ nemal problém s tlačovými výstupmi programu pri daňovej kontrole alebo pri schvaľovaní u svojho zamestnávateľa.
Zvládneme ovládanie elektronickej verzie?
Nemusíte mať obavu. Práca s modulom Cestovné príkazy je veľmi jednoduchá a intuitívna. Rýchlo ho zvládnu aj menej skúsení užívatelia a začiatočníci, navyše k programu je aj podrobná užívateľská príručka.
tags: #cestovny #prikaz #na #tuzemsku #pracovnu #cestu
